Monitoreo y evaluación de la administración y programación de la biblioteca

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Monitorear y evaluar la biblioteca comunitaria y sus distintos componentes es una tarea propia de la Junta Directiva o subcomisión de biblioteca como parte de la Comisión Municipal de Educación. el monitoreo debe ser constante y se recomienda hacer una evaluación trimestralmente por medio de una reunión especial que permita evaluar los avances en las distintas áreas del trabajo. Es importante que se haga junto a los bibliotecarios para retroalimentar su trabajo y proponer nuevas metas para el mejoramiento de la biblioteca. (ver anexo m). En este proceso se deben tomar en cuenta las siguientes áreas:

==Organización de espacios y sistema de clasificación==
En cuanto a la organización de espacios, se sugiere la adecuada distribución del espacio de acuerdo con los componentes de la biblioteca comunitaria moderna (Rincón infantil, Espacio para Consulta y Colecciones, Rincón de transparencia y Exposición temática).

El monitoreo de este proceso se lleva a cabo a través de las visitas a la comunidad luego de la capacitación en Sistema Decimal Dewey. Se designa a la bibliotecaria, junta directiva y voluntarios para que apoyen en la clasificación y etiquetación de los libros y se les brinda asesoría vía telefónica en caso tengan dudas puntuales con respecto a cómo clasificar algunos libros de títulos confusos. En las visitas se revisa la colección para verificar la correcta clasificación y etiquetación de los libros, así como la organización de la colección según las categorías del Sistema Decimal Dewey. Un criterio de evaluación muy importante en este proceso es observar la facilidad con la cual los usuarios pueden tener acceso a la información dirigiéndose ellos mismos hacia el área de colecciones y encontrando con facilidad los libros que necesitan consultar.

Durante las visitas se observa la redistribución de los espacios y la accesibilidad de los usuarios a estas áreas. Se evalúa que cada componente se encuentre ordenado y presentable para los usuarios. El Rincón infantil deberá estar decorado y los libros deberán estar al alcance de los niños. El área de Consulta y Colecciones deberá estar ordenada de acuerdo con sistema de clasificación utilizado, y debe incluir mesas y sillas para los usuarios. El Rincón de transparencia deberá estar ubicado dentro del espacio de la biblioteca en un lugar visible, los informes deben redactarse con letra grande y legible que permita a los usuarios leer los datos sin ninguna dificultad. También se evalúa el interés de las personas de la comunidad por apoyar a la biblioteca al observar que es una institución seria que maneja con transparencia los fondos recolectados.

==Desempeño de bibliotecarios y voluntarios==
El monitoreo del desempeño de bibliotecarios se realiza a través de las visitas, participación en eventos de capacitación y a través de la comunicación vía telefónica. El desempeño de bibliotecarios dentro del espacio de biblioteca se evalúa en cuanto a la pro actividad y compromiso con el proyecto. Básicamente se observa la actitud que los bibliotecarios presentan ante la iniciativa del proyecto de biblioteca comunitaria y la respuesta que dan en los temas de capacitación, algunas veces es muy evidente el ánimo y la proactividad con que reciben el proyecto, aunque en algunos otros casos puede suceder a la inversa.También se evalúa la implementación de los programas y la creatividad con que son desarrollados en la comunidad.

En cuanto al tema de voluntarios, se lleva a cabo el monitoreo a través de la comunicación con bibliotecarios, quienes se encargan de coordinarlos, y las reuniones que se realiza con el grupo de voluntarios en las cuales se le pide información acerca de las actividades que han organizado o apoyado. El registro de voluntarios sirve como un criterio de evaluación en el cual se observa la cantidad de personas involucradas y el tiempo que están donando para apoyar en actividades específicas de la biblioteca. El desempeño de los voluntarios se evalúa a través del compromiso y constancia que adquieren en apoyar las actividades y procesos de gestión de la biblioteca. Todo esto, como se mencionó anteriormente, queda registrado en el registro de voluntarios, el cual es una herramienta básica para el monitoreo y evaluación.

==Actividades de lectura y descubrimiento==
Estas actividades son monitoreadas y evaluadas a través de los registros de actividades de lectura y de descubrimiento (actividades de proyección comunitaria) y a través de las visitas a la comunidad en las cuales coincide la programación. Se toman como principales criterios de evaluación la participación comunitaria y la demanda de la programación. También se evalúa la creatividad e innovación las actividades de proyección comunitaria. Una herramienta importante de monitoreo constante es la comunicación con el equipo de la biblioteca, junta directiva y voluntarios para conocer las propuestas de actividades y los resultados que éstas tienen dentro de la comunidad. Para evaluar el impacto de las actividades se hacen entrevistas y se toman testimonios de los beneficiarios, de manera que se tenga un dato que surja desde la propia vivencia de la comunidad.

==Registros e informes de la biblioteca comunitaria==
Los informes y registros de la biblioteca comunitaria son monitoreados durante visitas, se revisan los libros de registro de usuarios, así como las listas de participantes de las actividades de programación.También se pide a las comunidades que preparen y publique un informe mensual en el cual, de manera integral y unificada, presentan la información de los registros.

Un criterio de evaluación importante es el uso que se le da a estos registros e informes en los procesos de gestión, es decir, que los equipos de biblioteca y juntas directivas al presentar cartas de solicitud de apoyo a otras organizaciones mencionen los datos exactos de usuarios de la biblioteca y la programación desarrollada, de manera que los posibles donantes puedan tener una idea general de lo que pasa en las bibliotecas y la cantidad de beneficiarios comunitarios favorecidos. Además, se debe evaluar la existencia de un Rincón de transparencia dentro del espacio de biblioteca para hacer pública esta información y de esta manera ganar credibilidad y confianza dentro de la misma comunidad y fuera de ella. El hábito de la transparencia ayuda a que las comunidades aprendan a administrar correctamente las bibliotecas y promuevan a nivel comunitario el valor que tiene la transparencia en todos los procesos.

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